Kostenvoranschläge und Angebotserstellung für Aufträge in der kundenspezifischen Metallfertigung

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In einer Zeit steigender Kosten aufgrund von Arbeitskräftemangel und Herausforderungen in der Lieferkette ist ein rechtzeitiger Zugriff auf Daten von entscheidender Bedeutung. Statische Tabellenkalkulationen, die zur Schätzung und Verfolgung von Kosten verwendet werden, müssen durch dynamisches Datenmanagement ersetzt werden, wie z. B. Enterprise-Resource-Planning-Systeme, die historisches Stammeswissen in die Sammlung und Analyse aktueller Daten einbeziehen. Das Ziel besteht darin, konsistente Schätzungen zu erstellen und profitable, wettbewerbsfähige Preise bereitzustellen.

Gerade jetzt ist es wichtig, die Grundlagen abzuschätzen. Zahlreiche Faktoren beeinflussen die Kosten für die Herstellung von Teilen, und das Verständnis der Grundlagen von Laden- und Verkaufspreisen ist entscheidend, um einen Verkaufspreis zu bestimmen, der sowohl wettbewerbsfähig als auch profitabel ist.

Unter Werkstattsätzen versteht man die Kosten, die für die Herstellung von Teilen auf Stundenbasis anfallen. Um die Ladentarife zu ermitteln, ermitteln Sie zunächst Ihre direkten Stundensätze, Ihre festen Gemeinkosten und Ihre variablen Gemeinkosten.

Am einfachsten lassen sich direkte Stundensätze festlegen. Sie basieren einfach auf dem tatsächlichen Stundenlohn, der den Mitarbeitern gezahlt wird. Um den direkten Stundenlohnsatz für jede Produktionsabteilung zu ermitteln, addieren Sie den Stundenlohnsatz für jeden Abteilungsmitarbeiter und dividieren diesen dann durch die Gesamtzahl der Mitarbeiter. Dadurch erhalten Sie den durchschnittlichen Stundensatz.

Die meisten Unternehmen runden das dann auf. Wenn Ihr durchschnittlicher Stundensatz 18,33 US-Dollar betragen würde, könnten Sie ihn auf 18,50 US-Dollar oder 19,00 US-Dollar aufrunden. Stellen Sie sicher, dass Sie den direkten Stundensatz für jede Produktionsabteilung berechnen, da jede Abteilung über unterschiedliche Fachkenntnisse der geschulten Mitarbeiter verfügt.

Sie können auch darüber nachdenken, einen Tarif für die Einrichtung festzulegen. Für die Einrichtung einiger Maschinen sind möglicherweise erfahrenere Mitarbeiter erforderlich. Sobald jedoch der erste Artikel produziert wird, kann ein weniger erfahrener Mitarbeiter die Teile bearbeiten.

Sie könnten sogar direkte Stundenlohnsätze basierend auf der Auftragsart festlegen, z. B. Prototyp versus Produktion oder Standardserie versus Expressauftrag. In der Regel fertigt ein erfahrenerer Mitarbeiter Prototypen, und eine Werkstatt verlangt für die beschleunigte Produktion höhere Preise.

Gemeinkostensätze sind schwieriger festzulegen. Einige legen lediglich einen einzigen Gemeinkostensatz für die Anlage fest, während andere Sätze für jede Produktionsabteilung entwickeln. Schließlich können die Kosten für jeden Prozess – Schneiden, Biegen, Entgraten, Bearbeiten, Schweißen usw. – unterschiedlich sein. Einige Maschinen sind möglicherweise vollständig abgeschrieben, während andere Maschinen brandneu sind und gerade erst mit der Abschreibung beginnen oder monatlich eine Leasingzahlung leisten müssen. Auch der Stromverbrauch kann variieren und einige Geräte erfordern möglicherweise mehr Wartung.

Durch die Entwicklung von Gemeinkostensätzen für jede Produktionsabteilung können Sie die tatsächlichen Betriebskosten des Betriebs erkennen und bei der Preisgestaltung wettbewerbsfähiger sein. Um Gemeinkostensätze nach Produktionsabteilung zu entwickeln, müssen Sie sowohl die festen als auch die variablen Gemeinkosten berücksichtigen.

Unabhängig davon, ob die Anlage in Betrieb ist oder stillgelegt ist, fallen feste Gemeinkosten an. Beispiele wären Miete, Geräteleasing, Nebenkosten und Abschreibungen. Die Berechnung dieser Werte für die gesamte Anlage ist unkompliziert. Die Ermittlung der Fixgemeinkosten für jede Produktionsabteilung ist etwas komplexer.

ABBILDUNG 1. Der Verkaufspreis umfasst den Verkaufspreis, Material und Hardware sowie externe Verarbeitung. In diesem Beispiel umfasst die Verkaufsrate Betriebsgemeinkosten, direkte Arbeitskräfte und Gewinn, einige umfassen jedoch auch betriebliche Gemeinkosten, zu denen Ausgaben wie Vertrieb, Marketing, Buchhaltung und Verwaltung gehören.

Anhand der Daten der letzten 12 Monate können Sie die Kosten jeder Produktionsabteilung auf der Grundlage der Quadratmeterzahl (Miete, Nebenkosten) oder der Ausrüstungskosten (Geräteleasing und/oder Abschreibungen) zuordnen. Sobald Sie die Gesamtkosten jeder Produktionsabteilung zugeordnet haben, ermitteln Sie die Stundenkosten, indem Sie die Gesamtkosten durch die geschätzten produktiven Stunden für die nächsten 12 Monate dividieren. Dadurch erhalten Sie die fixen Gemeinkosten pro Stunde für jede Produktionsabteilung.

Variable Gemeinkosten stehen in direktem Zusammenhang mit der Produktion umsatzgenerierender Teile. Beispiele wären Verbrauchsmaterialien wie Schweißgase, Schweißdraht oder -stab, Sicherheitsausrüstung und indirekte Arbeitskräfte. Diese Kosten variieren je nach Produktionssteigerung oder -rückgang.

Auch hier können Sie anhand der Daten der letzten 12 Monate die Kosten der entsprechenden Produktionsabteilung zuordnen. Da wir uns in einer Inflationsphase befinden, sollten Sie diese Gesamtkosten basierend auf den erwarteten Steigerungen in den nächsten 12 Monaten erhöhen. Anschließend dividieren Sie die Gesamtkosten einer Abteilung durch die geschätzten produktiven Stunden für die nächsten 12 Monate und erhalten so die variablen Gemeinkosten pro Stunde für jede Produktionsabteilung.

Die geschätzten produktiven Stunden sind die Zeit, in der die Ausrüstung voraussichtlich umsatzgenerierende Teile produziert. Bei einem Einschichtbetrieb, acht Stunden pro Tag, fünf Tage pro Woche, werden im Jahr 2.080 Stunden gearbeitet. Natürlich arbeiten Mitarbeiter nicht 2.080 Stunden. Sie machen gesetzlich vorgeschriebene Pausen, nehmen Urlaub und sind krankgeschrieben und haben Betriebsurlaub. Und manchmal fällt ein Mitarbeiter aus, sodass niemand mehr zur Verfügung steht, um eine Maschine zu bedienen. Darüber hinaus kann es sein, dass einige Abteilungen innerhalb von 12 Monaten nicht vollständig ausgelastet sind.

Sobald Sie den Prozentsatz der produktiven Zeit einer Abteilung ermittelt haben, multiplizieren Sie diesen Prozentsatz mit 2.080 Stunden (oder mehr, wenn Sie in mehreren Schichten arbeiten), um die geschätzten produktiven Stunden für diese Abteilung zu ermitteln. Eine Abteilung, die 80 % der Zeit arbeitet, hätte also schätzungsweise 1.664 produktive Stunden pro Jahr (2.080 × 0,80).

Für Produktionsabteilungen mit mehreren Maschinen würden die geschätzten produktiven Stunden die Summe aller Maschinen umfassen. Angenommen, Sie haben drei Laser in Ihrer Schneidabteilung und die geschätzte produktive Stundenzahl für jeden beträgt 1.664. Die gesamten produktiven Stunden pro Jahr für die Abteilung würden also 1.664 × 3 oder 4.992 Stunden betragen.

Nachdem Sie nun Ihren direkten Stundensatz, die festen Gemeinkosten pro Stunde und die variablen Gemeinkosten pro Stunde ermittelt haben, können Sie diese addieren, um Ihren Stundensatz für die Werkstatt für jede Produktionsabteilung zu berechnen.

Die Verkaufsrate für jede Produktionsabteilung hilft dabei, den Preis für die Produktionszeit von Teilen zu bestimmen. In Wirklichkeit hängt die Verkaufsrate davon ab, was der Markt bereithält. Basierend auf der Marktverkaufsrate für jede Produktionsabteilung können Sie den Gewinn anhand der zuvor berechneten Shop-Preise ermitteln.

Für jeden Produktionsbereich wäre der geschätzte Gewinn die Marktverkaufsrate abzüglich der Ladenrate. Der Verkaufspreis ist der Preis, zu dem das Unternehmen bereit ist, Teile zu produzieren und zu liefern. Darin enthalten sind der Verkaufspreis sowie die Kosten für Material und Fremdbearbeitung (siehe Abbildung 1).

Einige Betriebe möchten, dass alle Kosten zu Kostenvoranschlagszwecken vollständig übernommen werden. In diesen Fällen geben sie Schätzungen ab, die die Betriebsgemeinkosten berücksichtigen. Zu diesen nicht inventarisierbaren Kosten gehören nicht umsatzgenerierende Ausgaben wie Vertrieb, Marketing, Verwaltung und Buchhaltung.

ABBILDUNG 2. Angebote, die zahlreiche Variablen einbeziehen, erzielen in der Regel eine höhere Genauigkeit und weisen eine geringere Abweichung zwischen tatsächlichen und geschätzten Zeiten auf.

Um die stündlichen Betriebsgemeinkosten zu ermitteln, würden Sie wiederum die Kostendaten der letzten 12 Monate für diese Bereiche verwenden und die Gesamtsumme durch die gesamten geschätzten produktiven Stunden für alle Produktionsabteilungen dividieren. Addieren Sie die stündlichen Betriebsgemeinkosten zum Verkaufspreis und Sie erhalten den vollständig belasteten Verkaufspreis.

Die Ermittlung und Berechnung der Verkaufsrate für eine Produktionsabteilung ist nur ein Bestandteil der Erstellung eines Kostenvoranschlags. Ein kritischerer Aspekt ist die geschätzte Zeit, die für die tatsächliche Herstellung des Teils benötigt wird. Zu den Variablen gehören die Art des Materials, die Materialstärke, die Teilegröße, die interne Geometrie, die Hardware, die Anzahl und Art der Biegungen, die Teilebeschaffenheit und alle anderen Verarbeitungsvariablen, die sich auf die für die Fertigstellung eines Auftrags erforderliche Zeit auswirken. So wie Sie Stundensätze für jede Produktionsabteilung entwickelt haben, können Sie auch Standardformeln entwickeln, die diese Variablen berücksichtigen, um den Zeitaufwand abzuschätzen. Die Verwendung von Standardformeln in Verbindung mit Ihrer Verkaufsrate führt unabhängig vom Schätzer zu konsistenten Schätzungen. Beispielsweise könnte eine Biegeformel nicht nur die Anzahl der Biegungen eines bestimmten Teils, sondern auch die Anzahl der Teilumdrehungen berücksichtigen und dabei die Teilegröße und den Bedarf an Helfern berücksichtigen.

Bei Verwendung einer Standardformel für einen Laser müsste ein Schätzer lediglich die Materialstärke, die Materialart, die Gesamtschnittlänge in Zoll und die Anzahl der Einstiche eingeben. Die Formel liefert dann die geschätzte Laufzeit.

Die genauen Formeln können je nach Operation variieren und sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln. Beispielsweise könnte eine Formel für das Laserschneiden mit (Linearer Schnitt in Zoll/Schnittgeschwindigkeit in IPM) + (Anzahl der Einstiche × Einstichzeit/60) beginnen. Anschließend multiplizieren die Kostenschätzer das Ergebnis mit den Stundensätzen der Abteilung für direkte Arbeits- und Gemeinkosten. Im Zuge der Weiterentwicklung der Angebotserstellung können der Formel weitere Variablen hinzugefügt werden, beispielsweise die Entfernungszeit für Teile, ob der Vorgang automatisiert ist oder ob ein Helfer ein dickes Teil aus einem Skelett heraushämmert. Ein Einzelblatt auf einem Abladetisch bindet möglicherweise keine Maschinenressourcen, aber mit dem Entfernen und Ordnen dieser Teile sind immer noch Arbeitskosten verbunden, und je nach Vorgang möchte ein Kalkulator diese möglicherweise berücksichtigen.

Rüstzeiten werden in der Regel von der Produktionsabteilung standardisiert und basieren meist auf Standardzeiten, es sei denn, es handelt sich um ein übermäßig komplexes oder einfaches Teil. Kostenschätzer dividieren die Rüstzeit normalerweise durch die Menge und multiplizieren diese mit dem Stundensatz der Abteilung (obwohl der direkte Werkstattsatz je nach beteiligtem Rüstpersonal höher sein kann). Je kürzer der Aufbau, desto wettbewerbsfähiger kann ein Shop bei Kleinauflagen sein.

Die Idee besteht darin, die geschätzte Zeit so nah wie möglich an die tatsächliche Zeit heranzuführen – eine Leistung, die (wie wir gleich besprechen werden) einen gesamten Betrieb flexibler und wettbewerbsfähiger macht (siehe Abbildung 2). Und wenn Sie ein ERP-System anstelle herkömmlicher Tabellenkalkulationen verwenden, können Sie alle Arbeits- und Gemeinkostensätze sowie die Standardformeln an einem Ort verwalten, was einfache Aktualisierungen und den Zugriff für alle Kostenkalkulatoren erleichtert.

Durch den Vergleich der tatsächlichen Zeit und Kosten während der Produktion mit der ursprünglichen Schätzung können Sie die Mitarbeiterleistung, die Gültigkeit von Standardformeln, den Materialverbrauch und die Gemeinkostenabsorption bewerten. Wenn Sie eine Abweichung feststellen, können Sie die Preise für zukünftige Bestellungen nach Bedarf anpassen.

Durch die Verfolgung und den Vergleich der tatsächlichen mit der geschätzten direkten Arbeitszeit für jeden Vorgang können Sie die Genauigkeit der Schätzung und die Effizienz der Mitarbeiter bewerten. Längere Arbeitszeiten als veranschlagt könnten auf ein Problem hinweisen, beispielsweise übermäßige Ausschussteile und Nacharbeit. Arbeitsanweisungen können vage sein, Mitarbeiter benötigen möglicherweise mehr Schulung oder die Schätzung (einschließlich der zugrunde liegenden Standardformel) ist möglicherweise einfach ungenau. Wenn die Mitarbeiter effizient arbeiteten und der Vorgang reibungslos verlief, müssen Sie möglicherweise die Standardformel überdenken und bei Bedarf anpassen.

Als nächstes kommt die Materialverwertung. War der tatsächliche Ertrag größer oder geringer als geschätzt? Bewerten Sie die Abweichung, ermitteln Sie die Ursache und passen Sie sie bei Bedarf für zukünftige Angebote an.

Tatsächliche und geschätzte Vergleiche wirken sich auch auf die Gemeinkostenabsorption aus. Wenn ein Auftrag weniger Zeit in Anspruch nimmt als geschätzt, verursacht er weniger Gemeinkosten und erzielt einen höheren Gewinn. Wenn es umgekehrt länger dauerte als erwartet, verursacht es mehr Gemeinkosten und gefährdet den Gewinn.

Bewerten Sie die Gemeinkostensätze vierteljährlich und stellen Sie sicher, dass sie Änderungen der Gerätenutzung, der tatsächlich genutzten Stunden und der tatsächlich angefallenen Kosten berücksichtigen. Durch die kontinuierliche Überwachung und Anpassung der Gemeinkostensätze tragen Sie dazu bei, dass Sie diese Kosten nicht zu niedrig oder zu hoch auffangen.

Der Ist-gegen-Schätzwert-Vergleich ermöglicht es Ihnen, die von Kostenschätzern verwendeten Raten, Zeiten und Formeln kontinuierlich zu verfeinern. Vereinfacht gesagt hilft Ihnen eine genaue Angebotserstellung dabei, konstante Gewinne zu erzielen.

In einem hart umkämpften Umfeld oder in Zeiten des wirtschaftlichen Abschwungs können Sie durch die Kenntnis der genauen Kosten verstehen, wie weit Sie die Preise senken können, um den Betrieb aufrechtzuerhalten, ohne Geld zu verlieren. Dies kann den Unterschied zwischen der Beibehaltung geschulter Mitarbeiter oder einem schwierigen Personalabbau ausmachen.

Angenommen, Ihr Unternehmen hat seine Produktionskapazität erreicht. Wenn Sie die genauen Kosten und die mit einem Auftrag erzielten Gewinne kennen, können Sie die Preise für Artikel mit niedrigeren Margen neu bewerten und die Verkaufspreise entsprechend erhöhen.

Die Fähigkeit, die Produktionskosten genau einzuschätzen, kann in der heutigen wettbewerbsintensiven Fertigungslandschaft über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Die Kostenschätzung für einen Auftrag oder eine Dienstleistung erfordert ein genaues Verständnis des Teils, seiner Produktionshistorie, der für seine Herstellung erforderlichen Zeit und der damit verbundenen Arbeits- und Materialkosten.

Durch die genaue Ermittlung der damit verbundenen Kosten wird sichergestellt, dass jeder Produktionsauftrag dem Geschäftsmodell des Unternehmens und der gewünschten Marge entspricht. Jahrzehntelang hat die Fertigung mit Stammeswissen, Stift und Papier, Tabellenkalkulationen und gedruckten Dokumenten überlebt, um Geschäftsangebote zu erstellen. Diese langsamen, archaischen Methoden mögen in der Vergangenheit funktioniert haben, aber das wird in Zukunft nicht mehr der Fall sein. Hier spielen moderne Softwareplattformen eine immer wichtigere Rolle und helfen Werkstätten dabei, die Kalkulation von Auftragskosten und Kostenvoranschlägen zu rationalisieren. Dies trägt dazu bei, die Gewinne konstant zu halten und macht den Hersteller letztendlich wettbewerbsfähiger, wenn er sich in der sich ständig verändernden Wirtschaftslandschaft zurechtfindet.